Τηλεφωνικό Κέντρο: Εγκατεστημένο στην Επιχείρηση ή σε Cloud;

• - Τι είναι τηλεφωνικό κέντρο εγκατεστημένο στην επιχείρηση;
• - Τι είναι τηλεφωνικό κέντρο εγκατεστημένο σε Cloud;
• - Ποιες είναι οι βασικές διαφορές μεταξύ των δύο λύσεων;
• - Ποιο τηλεφωνικό κέντρο είναι καλύτερο;

Τηλεφωνικό κέντρο εγκατεστημένο στην επιχείρηση (on premise pbx)

Πρόκειται για λύση "κουτί" που μπορεί να είναι συσκευή τηλεφωνικού κέντρου ή λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου εγκατεστημένο σε υπολογιστή. Χρειάζεται μία ακόμη συσκευή (gateway) η οποία ενώνει το τηλεφωνικό κέντρο με τις γραμμές pstn. Αγοράζετε αυτούς τους εξοπλισμούς και βρίσκονται στην ιδιοκτησία σας. Η επιχείρησή σας είναι υπεύθυνη για τη συντήρηση, τις αναβαθμίσεις, την ασφάλεια, τα backups και την τροποποίηση ή επέκταση του τηλεφωνικού κέντρου. Εναλλακτικά, η επιχείρησή σας μπορεί να απευθυνθεί σε εξειδικευμένο τεχνικό όταν χρειάζεται, με το αντίστοιχο κόστος.

Τηλεφωνικό κέντρο φιλοξενούμενο σε Cloud (cloud pbx ή virtual pbx)

Ουσιαστικά αφορά υπηρεσία τηλεφωνικού κέντρου η οποία είναι εγκατεστημένη σε servers τρίτου, δηλαδή του παρόχου της υπηρεσίας. Ο πάροχος της υπηρεσίας αναλαμβάνει τη διαχείριση του τηλεφωνικού κέντρου, τις αναβαθμίσεις, την ασφάλεια και την εν γένει ορθή λειτουργία του. Πληρώνετε ετήσιο κόστος για την υπηρεσία αυτή και συνδέεστε στο τηλεφωνικό κέντρο με τις τηλεφωνικές συσκευές σας μέσω internet. Δεν απαιτεί αγορά εξοπλισμού τοπικά στην επιχείρηση. Η τηλεφωνία γίνεται μέσω voip, δηλαδή μπορείτε να διακόψετε οποιαδήποτε υπηρεσία πλην του internet στο συμβατικό σας πάροχο και να μειώσετε το πάγιό σας. Οι χρεώσεις κλήσεων μέσω voip είναι συνήθως αρκετά πιο ανταγωνιστικές σε σχέση με τους συμβατικούς παρόχους.

Βασικές διαφορές μεταξύ On-Premise και Cloud τηλεφωνικών κέντρων

Υπάρχουν αρκετές βασικές διαφορές μεταξύ των δύο επιλογών. Θα δούμε τις κύριες διαφορές και πώς αυτοί οι παράγοντες επηρεάζουν τη συνολική λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου.

Κόστος αρχικής εγκατάστασης - setup

Το αρχικό κόστος διαφέρει σημαντικά μεταξύ των δύο επιλογών. Η εγκατάσταση στην επιχείρηση είναι συνήθως αρκετά δαπανηρή, ειδικά επειδή πρέπει να πληρώσετε τον σχετικό εξοπλισμό καθώς και την εργασία υλοποίησής του. Στην λύση cloud δεν χρειάζεστε εξοπλισμό τοπικά, επομένως το κόστος εγκατάστασης είναι γενικά μόνο το κόστος των τηλεφώνων VoIP και η ετήσια συνδρομή στον πάροχο της υπηρεσίας τηλεφωνικού κέντρου σε cloud.

Συντήρηση - τεχνική υποστήριξη

Με τηλεφωνικό κέντρο εγκατεστημένο στην επιχείρηση, όλος ο εξοπλισμός είναι στην ευθύνη της επιχείρησης, πράγμα που σημαίνει ότι η επιχείρηση αναλαμβάνει το κόστος ρεύματος, τα έξοδα επισκευής και αναβάθμισης. Αν το τηλεφωνικό κέντρο παρουσιάσει δυσλειτουργία, δεν μπορείτε να γνωρίζετε πόσος χρόνος και πόσο κόστος θα χρειαστεί για την αποκατάσταση. Τα τηλεφωνικά κέντρα Cloud είναι πιο συμφέροντα σε αυτόν τομέα, δεδομένου ότι ο πάροχος φιλοξενεί ολόκληρη τη ρύθμιση του τηλεφωνικού κέντρου στο cloud, συνεπώς αυτός είναι υπεύθυνος για την αντιμετώπιση προβλημάτων.

Τηλεργασία και απομακρυσμένα γραφεία

Υποστηρίζεται και από τις δύο λύσεις, με τη διαφορά ότι τα τηλεφωνικά κέντρα Cloud πλεονεκτούν σε αυτό το σενάριο, καθώς η δυνατότητα αυτή παρέχεται χωρίς επιπλέον ρυθμίσεις. Οι χρήστες μπορούν με τη συσκευή τους να πραγματοποιούν κλήσεις από οπουδήποτε έχουν πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Αντίθετα, τα τηλεφωνικά κέντρα εγκατεστημένα στην επιχείρηση χρειάζονται ειδικές προϋποθέσεις, για παράδειγμα να υπάρχει στατική ip στο κύριο σημείο όπου βρίσκεται ο εξοπλισμός του τηλεφωνικού κέντρου, κ.α. Καθώς η εργασία από το σπίτι έχει γίνει ανάγκη τα τελευταία χρόνια, πολλές επιχειρήσεις θέλουν εκ των προτέρων να διασφαλίσουν ότι οι δραστηριότητές τους μπορούν να λειτουργούν και εκτός έδρας, δίνοντας τη δυνατότητα στους εργαζόμενους να μπορούν να λαμβάνουν και να διενεργούν κλήσεις στο σπίτι, με τον τηλεφωνικό αριθμό της επιχείρησης.

Επεκτασιμότητα - Αλλαγές

Τα τηλεφωνικά κέντρα σε Cloud είναι εύκολο να τροποποιηθούν ή να επεκταθούν. Για παράδειγμα, αλλαγές σεναρίων τηλεφωνικού κέντρου (ωράρια, τρόπος δρομολόγησης εισερχόμενων κλήσεων) πολλές φορές καλύπτονται από τη συνδρομή που ήδη πληρώνετε στον πάροχο, ενώ η προσθήκη νέων χρηστών, επιπλέον καναλιών φωνής, τηλεφωνικών αριθμών κλπ έχουν σχετικά μικρό κόστος και ταχεία υλοποίηση. Για το τηλεφωνικό κέντρο εγκατεστημένο στην επιχείρηση, απαιτείται εξειδικευμένος τεχνικός για να υλοποιήσει τις τροποποιήσεις με το ανάλογο κόστος. Ενδέχεται επιπλέον, στην περίπτωση προσθήκης καναλιών και αριθμών, ο υφιστάμενος εξοπλισμός σας να μην επαρκεί για να τα υποστηρίξει και να πρέπει να αγοράσετε καινούργιο.

Αναβαθμίσεις

Όπως κάθε τεχνολογία παλαιού τύπου, τα παραδοσιακά PBX σπάνια λαμβάνουν ενημερώσεις. Με ένα Cloud PBX, νέες ενημερώσεις και αναβαθμίσεις ενσωματώνονται αυτόματα από τον πάροχο.

Αξιοπιστία λειτουργίας - παράγοντες ρίσκου

Το τηλεφωνικό κέντρο on premise είναι ευάλωτo σε φυσικές καταστροφές, κλοπή και φθορά. Αντίθετα, το Cloud PBX, μπορεί να λειτουργήσει από οπουδήποτε αρκεί να έχετε την τηλεφωνική συσκευή και σύνδεση στο internet.

Ιδιοκτησία - Έλεγχος

Τα τηλεφωνικά κέντρα on-premise, χωρίς αμφιβολία, προσφέρουν μεγαλύτερο έλεγχο. Η επιχείρησή σας έχει τον απόλυτο έλεγχο σε κάθε λεπτομέρεια και μπορεί να διενεργήσει οποιοδήποτε customization χρειάζεται, διαμορφώνοντας ένα τηλεφωνικό κέντρο που ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησής σας καλύτερα από οποιαδήποτε λύση - πακέτο ενός παρόχου. Παράλληλα όμως, όλη η συντήρηση και η τεχνική υποστήριξη πρέπει να εκτελείται από το προσωπικό σας ή να ανατεθεί σε εξωτερικό συνεργάτη. Αν και τα τηλεφωνικά κέντρα cloud δεν προσφέρουν το ίδιο επίπεδο ελέγχου, σας δίνουν πρόσβαση σε λειτουργίες που μπορεί να μην είχατε τη δυνατότητα να εφαρμόσετε μόνοι σας.

Ποιο τηλεφωνικό κέντρο είναι καλύτερο;

Το καλύτερο τηλεφωνικό κέντρο είναι αυτό που εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες της δικής σας επιχείρησης. Η τελική επιλογή εξαρτάται από διάφορους παράγοντες. Και οι δύο λύσεις έχουν διαφορετικά κόστη, πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη. Θα πρέπει να αναρωτηθείτε τα εξής:

1. Ποιος είναι ο προϋπολογισμός μου για το τηλεφωνικό κέντρο;

Αναμφισβήτητα το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι το κόστος. Τα συστήματα on-premise πληρώνονται εκ των προτέρων και διασφαλίζετε την πλήρη ιδιοκτησία του εξοπλισμού. Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για εταιρείες που προτιμούν να κατέχουν τον εξοπλισμό που χρησιμοποιούν. Αν η επιχείρησή σας είναι νέα ή μικρομεσαία, ενδεχομένως να προτιμάτε χαμηλό κόστος τηλεφωνικού κέντρου και τη λύση cloud.

2. Έχω τεχνικό προσωπικό; Αν ναι, γνωρίζει από τηλεφωνικά κέντρα και μπορεί να υποστηρίξει τη λύση on premise;

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε αν στην επιχείρηση υπάρχει άτομο για τη διαχείριση ενός τηλεφωνικού συστήματος. Εάν ναι, τότε η επιλογή on-premise σας δίνει τον πλήρη έλεγχο του συστήματος. Εάν όχι, η λύση στο Cloud σας απαλάσσει από αυτή την ευθύνη.

3. Έχω γραφεία ή καταστήματα σε διαφορετικά σημεία; Χρειάζομαι υπαλλήλους να εργάζονται από το σπίτι;

Τα συστήματα on-premise μπορούν να διαμορφωθούν ώστε να χειρίζονται απομακρυσμένους χρήστες και πολλαπλά γραφεία, αλλά είναι πιο περίπλοκα και ακριβά στο να υλοποιηθούν. Συχνά, απαιτείται πρόσθετος εξοπλισμός για τη σύνδεση των γραφείων ή των χρηστών. Με μια λύση cloud, οι απομακρυσμένοι χρήστες καθώς και τα διαφορετικά γραφεία ή καταστήματα, συνδέονται στο ίδιο τηλεφωνικό κέντρο από οποιοδήποτε σημείο. Χρησιμοποιούν τον τηλεφωνικό αριθμό της επιχείρησης και διενεργούν κλήσεις μεταξύ τους ως εσωτερικά, ακριβώς όπως θα συνέβαινε αν ήταν εντός του ίδιου χώρου.

4. Πόσο ευέλικτο χρειάζομαι το τηλεφωνικό κέντρο;

Εάν προβλέπετε αλλαγή στην επιχείρησή σας (ανάπτυξη ή συρρίκνωση) τότε η λύση cloud ίσως είναι η καλύτερη επιλογή σας. Με τις λύσεις cloud, πληρώνετε μόνο για ό,τι χρησιμοποιείτε, επομένως, εάν χρειάζεται να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε χρήστες, αλλάζετε το πακέτο σας προς τα πάνω ή προς τα κάτω.